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周年イベントは過去と未来を見つめ直すイベント。企画を担当するとき、行うべきことは?

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2021.03.02

 

企業内でも大きな行事となる周年イベント。業務とはいえ、企画を任されたら困惑してしまうものです。前例も少なく、どこから手を付けたら良いのか見当もつかない人も多いのでは?
周年イベントは過去に感謝し未来へ羽ばたくためのイベントであり、責任も重大。そんな周年イベントの担当に選ばれたとき、おさえておきたい業務のポイントを具体的に説明します。

 

 

周年イベントの目的を理解しておこう

 

周年イベントは、組織や団体の節目の年を祝う行事です。多くの場合5年ごと、10年ごとに開催されますが、20周年を迎えて、はじめて周年イベントを開くケースもあるでしょう。企業にとって大切なイベントであるにもかかわらず、開催時期には開きがあり、担当者が悩んでしまう状況を作ります。というのも、前回から5~10年も経過しており、前任者が不在だったり、きちんとした引き継ぎが行われなかったりして、資料を読み解くだけでも大変です。前例が全くないのであればなおさらのこと、どうして良いのかわからないと困ってしまうのも当然です。

そんなときは、まず周年イベントを開催する目的や、企業にとってのメリットを考えてみましょう。通常のイベント開催と同様に、企業がコストをかけて行うイベントには必ず意味があり、その目的を理解すれば、イベントの企画もある程度、絞り込まれていくのではないでしょうか。

例えば、周年イベントを開催する目的のひとつとして、「過去の歩みを振り返り、現在の立ち位置を確認し、未来を描く」ことが考えられます。社員全員で作ってきた時間の流れに注目し、イベント会場で過ごす数時間だけではなく、創業から現在まで、そして将来像までを共有するのです。このように周年イベントを行う意味を考えながら、どんな企画を作るべきか検討してみましょう。

 

 

周年イベントの企画担当になってしまった!まずやるべきことは何?

 

いざ、イベントの準備を始めることになったら、まずはスケジュールの確認から始めましょう。イベント担当者に任命されるタイミングにもよりますが、最短でも1ヶ月、通常3~6ヶ月は必要と考えておいたほうがよいでしょう。記念誌を発行する場合には、もっと時間がかかります。できるだけ余裕を持って、準備をはじめましょう。

次に、イベントの枠組みを考えます。どんなスタイルのイベントを、どのくらいの規模で行うかを決定し、予算の確認と調整を行います。周年イベントにはある程度定番のスタイルがあり、式典やパーティーを行うのが一般的です。

 

 

イベントのスタイルを決める

 

周年イベントのスタイルは大きく分けて3つ、「式典」「パーティー」「式典+パーティー」があります。企業のカラーによって格式のある式典をメインにするか、くだけた雰囲気のパーティーをメインにするのかを確認してみましょう。

 

●式典型

最もオーソドックスな形式が式典のスタイルです。壇上で代表者がスピーチしたり、功労者への表彰が行われたりします。厳かな空気が流れ、出席者の気持ちも引き締まります。しかし、若い社員が多く所属する企業では、堅苦しい式典は好まれないケースもあります。その場合には、式典のスタイルを取りながら、型にはまらないバラエティ色の強い演出を加えるといった工夫を行うとよいでしょう。

 

●パーティー型

飲食を伴うパーティー形式は、式典と比べ出席者同士でコミュニケーションがとりやすいというメリットがあります。ひとくちにパーティーといっても、会席や立食、気軽な宴会のスタイルまで多種多様です。にぎやかさを求めるのであれば、クラブイベントのようなスタイルを選択するのもおすすめです。

 

●式典+パーティー型

一般的な周年イベントは、式典後にパーティーを開催するケースが多くあります。式典のスタイルやパーティーの形式がそれぞれ選べるため、選択肢が広がりやすいのが悩みどころ。参加者や規模、料理の内容など、さまざまな組み合わせを考えながら、全体の雰囲気を整えましょう。

 

 

イベントの規模を決める

 

イベントの規模によって、会場や料理の手配、演出プランが大きく異なります。周年イベントの場合、社員は全員参加とするところが多いものの、人数が多すぎる場合には、会場の手配が大変です。式典のみを幹部だけで、パーティーは全員参加など、必ずしもこだわる必要はありません。
さらに、感謝の気持ちを伝える意味もある周年イベントでは、外部からのゲストを招くこともあるでしょう。取引先や株主など、社外の人を招待するケースもあれば、社員の家族までを受け入れることもあります。全国に支社がある場合は、中継でつないでサテライト式に同時開催を行うのも可能です。

 

 

イベント当日までやることだらけ…だからこそ段取りを大切に!

 

ある程度の方向性が決まったら、続けて会場の確保や演出効果の手配など、実際の行動に移していくことになります。通常の業務と並行して行う準備作業は、時間の制限もあり、効率的に段取りを組んでいくのがポイントです。優先順位を決めて、着実に実行していきましょう。

最初に行うべきは、当日までの具体的なスケジュールの作成です。数え切れないほどある準備作業の中から、イベントの根幹となる作業は期日を決めて実務にあたりましょう。日時の決定・会場の確保・演出プランの決定・ゲストの手配・記念品の用意・告知などが、これにあたります。それらに付随する細かな作業の時間配分も、自ずと見えてくるはずです。

 

 

会社内の仲間とコミュニケーションをとろう!

 

周年イベントの企画は、数人のチームによって実行することが多いでしょう。仲間がいることは心強いですが、ここで重要になってくるのは、イベントへの意識の共有と情報の共有です。

会社の歴史の新しいページを開く価値ある業務だという意識を持つことは、責任感を持つことにつながります。そのうえで、普段の仕事と同様に「報・連・相」を怠らないようにしましょう。マルチタスクで進む準備作業の混乱を避けるには、常にコミュニケーションをとり合うことです。情報を共有していれば、問題が発生した場合も素早いフォローが可能になります。困ったときは抱えこまず、仲間に助けを求めましょう。

場合によってチーム外の社員の協力が必要になったときも、フォローを忘れてはいけません。相手に丸投げにせず、コミュニケーションをとり合いましょう。

 

 

信頼できる業者へのアウトソーシングが成功のカギ

 

大規模イベントの開催ともなれば、専門的な演出の知識や当日運営に不安を抱えることもあるでしょう。そんなときはアウトソーシングするのも一つの手です。イベントプロデュース会社を利用することで、プロの力を借りながら、本格的なイベント開催が可能になり、運営の効率も上がることでしょう。
専門家の意見を聞きながら、求めるコンセプトを伝えることで、より理想に近いイベントが開催できます。信頼できるパートナーを選ぶことが、周年イベント成功へのカギとなるのです。

 

 

手を取り合い、歴史を刻むイベントの開催へ

 

周年イベントの企画は大変なものの、歴史を刻むイベントを担当することは価値の高い仕事といえます。大切なイベントだからこそ、ひとりで抱え込まず、社内外を巻き込みながら、より良い流れを作っていきましょう。